Versie en datum van deze verklaring: Versie 1.0 Datum 29-010-2018
Persoonsgegevens bij; Palliatief Thuiszorg Nederland
Uw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarin is geregeld hoe met uw persoonsgegevens moet worden omgegaan. Hierin staat ook dat wij aan moeten kunnen tonen dat wij ons aan de wet houden en zijn wij verplicht een functionaris/ taakverantwoordelijke gegevensbescherming aan te stellen. In deze verklaring hebben wij op beknopte wijze de verplichtingen van ons en de rechten van zelfstandig zorgverleners (ZZP) beschreven.
Wat betekent de privacyverklaring
In het kort houdt dit in dat wij de verantwoordelijkheid hebben te vertellen wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Welke persoonsgegevens wij vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we gegevens mogelijk verstrekken. Uitgangspunt daarbij is dat we alleen persoonsgegevens gebruiken indien dat noodzakelijk is en natuurlijk op een veilige manier
Welke (standaard) gegevens hebben we van u nodig en waarvoor
- Algemene persoonsgegevens; (naam, geboortedatum, etc.) en contactgegevens
Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke en zakelijke communicatie.
- Identificatiegegevens
Het is noodzakelijk dat wij ons overtuigen van uw identiteit. Hiertoe controleren wij uw identiteitsbewijs en noteren wij als bewijs dat wij dat gedaan hebben het documentnummer en de vervaldatum van uw identiteitsbewijs. Wij bewaren geen kopie van uw identiteitsbewijs.
- Gegevens en documenten waaruit uw bevoegd- en bekwaamheden voor het verlenen van zorg blijkt.
Wij bewaren een kopie/scan van uw zorgverleners diploma’s en certificaten waaruit uw bevoegd- en bekwaamheden blijken en waardoor wij zicht hebben op het up tot date houden van uw vakkennis. Bij verpleegkundigen valt hier ook het document onder dat toont dat u BIG geregistreerd bent.
- Verzekeringsgegevens
Voor de zekerheid van onze cliënten overtuigen wij ons ervan dat uw beroepsaansprakelijkheid goed is afgedekt. Wij bewaren een kopie van de polis van uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering en het meest recente betalingsbewijs van deze verzekering.
- VOG
Voor de uitvoering van uw opdracht in de thuissituatie van cliënten bewaren we het meest recente exemplaar van een Verklaring Omtrent Gedrag, niet ouder dan 2 jaar.
- Klachtenregeling
Om te voldoen aan de Wet kwaliteit, klachten en geschillen gezondheidszorg (Wkkgz) moeten een zorginstelling (ook een zzp-er) een klachtenregeling hebben die voorziet in een klachtenfunctionaris en een geschilleninstantie. Wij bewaren het document dat aantoont dat u aangesloten bent bij een klachtenregeling.
- Inschrijving Kamer van Koophandel
Wij bewaren een kopie van uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel als zelfstandig zorgverlener. Op deze manier overtuigen wij ons van het feit dat u opdrachten kunt aanvaarden als zelfstandige
- Overige
Uw gegevens kunnen ook voorkomen in documenten die nodig zijn voor de uitvoering van een zorgopdracht. Veelal door uzelf hieraan toegevoegd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een zorgdossier en MIC-melding.
Overige persoonsgegevens
Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen. Pasfoto’s kunnen bijvoorbeeld ook iets over iemands ras of religie zeggen. Wanneer we foto’s willen vastleggen voor onze eigen registratie of om ergens te publiceren, kan toestemming als basis worden gebruikt om dit toch mogelijk te maken. Palliatief Thuiszorg Nederland maakt hier ook gebruik van. Toestemming hiervoor kan overigens altijd door u weer worden ingetrokken. Wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan.
Hoe verkrijgt Palliatief Thuiszorg Nederland de persoonsgegevens?
De gegevens van een zorgverlener ontvangen we rechtstreeks en vrijwillig wanneer wij besluiten samen te gaan werken.
Intern gebruik van de gegevens
Om uw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie uw gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Dat regelen we door die medewerkers specifieke bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.
Zichtbare gegevens voor derden
Om het werken in teamverband met collega zelfstandig zorgverleners optimaal en vlot te laten verlopen zijn uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en dienstenrooster zichtbaar in het applicatie systeem van NEDAP Healthcare. Deze zijn alleen zichtbaar voor geautoriseerde medewerkers van Palliatief Thuiszorg Nederland en voor de collega’s waarmee u samen aan dezelfde zorgopdracht werkt.
Beveiliging van de gegevens
Palliatief Thuiszorg Nederland neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en tevens ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510/12/13.
Extern gebruik van gegevens
Verplichte doorgifte
Als thuiszorgorganisatie heeft Palliatief Thuiszorg Nederland de verplichting om gegevens over geleverde zorg te delen met zorgkantoor, zorgverzekeraar en gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen.
In bijzondere situaties kunnen wij ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over u te verstrekken; denk aan de kantonrechter in geval van een justitieel onderzoek.
Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s
Voor haar bedrijfsvoering maakt Palliatief Thuiszorg Nederland gebruik van computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. Daarvoor sluiten we met hen een verwerkersovereenkomst waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als Palliatief Thuiszorg Nederland zelf.
Overige doorgifte
Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de zorgopdracht en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan anderen gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we van u toestemming hebben verkregen.
Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
In het kader van de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) dient Palliatief Thuiszorg Nederland voor het cliëntendossier, waar ook gegevens van u in voor kunnen komen, een bewaartermijn van 15 jaar te hanteren na beëindiging van de zorgovereenkomst. Voor vastlegging van gegevens in het kader van de BOPZ (vrijheid beperkende middelen of maatregelen) geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar. Voor medicatielijsten wordt een bewaartermijn van twee jaar gehanteerd. Voor overige gegevens geldt dat we de gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Wij zullen de gegevens dan zo spoedig mogelijk verwijderen.
Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens
Als thuiszorgorganisatie moeten we persoonsgegevens van zorgverleners gebruiken. Maar die persoonsgegevens hebben wel op de zorgverlener zelf betrekking. Daarom heeft de zorgverlener het recht om de persoonsgegevens: · in te zien, · te corrigeren als ze niet juist zijn, over te laten dragen naar andere personen of organisaties. Daarnaast is er het recht te verzoeken gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens.
Voor vragen over uw gegevens of om aanpassing van gegevens aan te vragen kunt u contact opnemen met de taakverantwoordelijke kwaliteit en recruitment van Palliatief Thuiszorg Nederland (035-2019815).
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Het kan voorkomen dat de situatie zich voordoet dat de privacyverklaring moet worden gewijzigd. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk daarom regelmatig of er nieuwe versies zijn. Palliatief Thuiszorg Nederland zal tevens wijzigingen apart aankondigen.
Vragen of kritiek
Als u vragen hebt over uw rechten, niet tevreden bent over hoe wij hieraan uitvoering geven, of specifieke vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen.
Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Wij kunnen u ook vragen om u te legitimeren en een formulier in te vullen.
Klacht indienen Als u vindt dat Palliatief Thuiszorg Nederland niet op de juiste manier omgaat met uw persoonsgegevens, dan heeft u het recht om een klacht bij ons in te dienen. Hoe dat in zijn werk gaat staat in onze klachtenregeling, deze kunt u op onze website vinden (www.palliatiefthuiszorgnederland.nl). U kunt ook altijd een klacht indienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).